2017年2月5日 星期日

解決問題沒有具備這些要素, 你永遠無法跟強手並齊

怎麼樣成為一個解決問題的高手呢



是過去的勤奮與勤學苦練,還是依照過去成功的經驗,還是跟在高手旁邊學習,還是找到一個成功解決問題的要素,然後透過不斷努力,最後就可以跟強手並齊呢?


由於這幾年我常在兩岸企業授課與行動學習落地輔導,2016年更把授課範圍擴到東南亞,因此比大家更有機會,認識到許多的高階主管。

不知道大家會不會覺得位階越高,解決問題的能力越強呢?至少這幾年我接觸到的企業,個人覺得是有正相關,也就是位階越高,解決問題的能力越強,位階越低,解決問題的能力
沒有那麼強。

我也常常在企業授課時,問學員一個問題,就是解決問題的能力。如果要跟強手並齊,應該需要具備那些要素? 從這些學員的回答與接觸這些優秀的高階主管,歸納整理出來的答案,跟我這幾年的觀察與輔導授課經驗,幾乎不謀而合。

解決問題必須具備7大基本要素

如果解決問題,你有具備這7大基本要素,你就可以與強手並齊,接下來我就來說明這7大基本要素。




1.態度

我常說,就算你解決問題的專業強,邏輯也強,但是態度不對,不夠積極,不夠主動性,不夠正面思考,就算能把問題解決,長遠來看,解決問題的能力也不會提升。

另外批判性思考也是一種態度,遇到問題不馬上去解決,而是停下來,想一想,對不對,真的嗎? 也就是對任何問題,都有批判性思維,擁有批判性思考習慣的人,反倒不會急著批判事情,而是在下定論之前,反向思考其他可能的原因。


2.專業

解決任何問題,一定要具備那個領域的專業或是具備基本的知識。如果你是設備工程師,你就需要具備基本設備結構的知識。如果你是資訊科技人員,你就需要具備基本寫程式的能力。那如果你是業務人員,你就需要具備基本業務開發的能力。

一般職場人士,專業的知識都是從工作上學習,在現在這個時代,學習專業的管道是非常多元的,因此不怕你不學習,就怕你不努力。另外也請記得,在解決問題上,專業這個元素是非常關鍵的。


3.方法

解決問題能力強的人,都有自己的一套方法,而且都已經融入自己的血液中,但是仔細了解這些方法後,幾乎跟台積電在用的方法一樣,那就是8D問題解決法Eight Disciplines Problem Solving,縮寫:8D

所謂8D是指8個步驟,每個步驟還有小步驟,8D建構解決問題的縱向步驟與流程。8D方法以事實為基礎,不僅治標更要治本,各步驟的先後順序可視問題的困難度及複雜程度而異,不必拘泥順序。8D是一個思維,是一個工具,是一個方法,更是一種態度。





4.工具

解決問題使用的工具非常多,例如:SWOT、層別法、流程圖、柏拉圖、3*5 Why魚骨圖、IS/IS-Not、關聯圖、TRIZ..等等。只是大家在使用這些工具時,都先射箭再畫紅心,也就是說,你的內心可能已經有答案了,只是用工具呈現出來,這樣子工具本身的功能,就沒有發揮出來。

我會建議大家簡單的問題,可以直接用經驗來解決,但是困難的問題,還是建議使用工具的邏輯來解決問題。另外當你知道更多解決問題的工具時,一旦遇到問題,你就會用最適合的工具來解決,活用這些工具才是最重要的


 5.邏輯

常常會聽到有些主管說,你的解決問題邏輯不對,應該是這樣才對,或者說,你的結論也怪怪的,怎麼會是這個原因造成這個問題呢? 所謂的「有邏輯」,是指根據和結論之間有著明確的脈絡關聯,而非憑空地將兩者硬湊在一起,簡單地說,所謂的邏輯是指「因果關係」。


常常我們都會覺得,高階主管的邏輯都特別強。記得有一次,我在大陸上完課程,當天晚上與學員吃飯的時候,我就問一位高階主管,他是如何訓練自己的邏輯能力,他就邊喝酒邊分享他20幾年的工作經驗。

有兩個方法可以養成自己的邏輯能力,一個是每天問一個問題,然後去尋找答案,一年下來至少可以問200個問題以上,另一個是遇到問題,訓練自己舉一反三的能力,當然這兩個方法,一開始訓練自己會非常辛苦,但是有目標的學習,短時間還看不出來能力,等時間久之後,你的邏輯能力就會爆發出來。


6.速度

過去我們花太多時間收集資料,太晚才開始思考,這樣並不是不好,而是這樣解決問題就會變得沒有效率。這個時代除了要把問題解決,還要比誰用最快的速度把問題解決出來,所以假說思考法,就是能夠一開始就思考快速解決問題的方法。

先針對問題,初期建立假說,然後實作,最後驗證,如果驗證效果不好,就在進行第二次假說,然後實作,最後驗證,以此類推。根據個人經驗,假說思考法比較適用經驗豐富的職場人士使用,因為經驗不豐富的人,常常會會建立好多次的假說,所以針對經驗不豐富的職場人士,還是建議採用之前所提到的8D方法來解決問題。


7.創新

創新是跳出框框的思考,但光有一個新的點子不叫創新,真正的創新是指能將新點子具體實現的能力(不只要有想法,更要有做法),最後能帶來商業價值。

創新不限於產品、技術的突破,它可以是策略、商務流程的改革,也可以是思考及做事方法上的不同,而且每一個領域都有創新的可能,每個人都有創新的能力。


曾經有一次與某企業的執行長聊天,他提到,在30年前當他是工程師的時候,就常常使用魚骨圖這個工具來解決問題,30年後的今天我已經當上高階主管,但是我們的工程師解決問題還是使用魚骨圖,不是魚骨圖這個工具不好用,而是30年後的今天,問題已經比30年前複雜,我們是否可以用其他創新的工具來解決問題。因此解決問題還是要使用與時俱進的創新思維與工具方法。

重要解決問題的三大要素:態度、方法與工具

怎麼樣成為一個解決問題的高手呢? 如果解決問題,你能具備這7大基本要素,分別為態度、專業、方法、工具、邏輯、速度與創新,你就可以與強手並齊。


7大基本要素,個人覺得態度是最重要的,對解決問題採取正面態度,對於正向結果抱持希望感,另外態度還可以感染自己與他人,產生正面的影響力所以態度7大基本要素重中之重。


另外法與工具,只要學習到適當的步驟與流程,就像是馬步般的基本功,每遇到問題,按步就班的依照方法論,一次兩次,漸漸地就會把它融入血液中,解決問題的邏輯與速度,自然而然地就會出來了。


如果你想要解決問題能力跟強手並齊,就讓我們從今天開始學習吧,成功是要付出代價的,祝福大家享受學習過程中的樂趣喔。

延伸閱讀:

2017年2月2日 星期四

你解決問題,有系統觀嗎?

要談這個主題前,讓我想起最近我女兒皮膚癢的事件。

爸爸對不起你

今天過年前幾天,我們家的妹妹洗完澡後,突然跑到我的書房告訴我,他的身體非常癢,我當下放下工作,仔細地看著她的身體,突然間我嚇了一跳,你的身體怎會變成這樣,女兒身上因為會養的關係,常常用手去抓,抓的好多身體處,看起來有點嚴重。

我就問一下妹妹,你的身體怎麼會抓成這樣,你之前開始養的時候,怎麼沒有告訴爸爸,她馬上用很無辜的語氣跟我說,幾個星期前我就開始養了,當時我有告訴你,只是你說,沒關係啦,擦一下乳液就會好,如果擦了幾天,身體還是會癢,我在帶你去看皮膚科,但是後來爸爸你就忘記帶我去看醫師,都是你的問題啦,你都不關心我,你只關心你的工作,當下我就跟我女兒說,都是爸爸的問題,爸爸對不起你,等過年後(大年初六),我們再回台北給醫生看。


過年期間,女兒身體養的狀況越來越嚴重,不僅晚上會養,就連白天也會癢,本來我還想多撐幾天,等回台北再去看醫生,結果家人覺得這樣不行,就帶她去看診所(鎮上剛好有一間診所過年期間有開),在診所拿了藥,擦了幾次,皮膚癢的情況就慢慢好了些。

從這個故事,讓我想起大家在解決問題時,是否有一個系統觀,如果大家解決問題時有一個系統觀,就會對問題有更全面的視野。


解決問題的四個思考層

個人認為,解決問題有四個思考層,分別為發現問題的意識、解決問題的動力、解決問題的能力與問題不再發生的能力,從這四個能力面向,構成了解決問題的系統觀。



以女兒皮膚癢的事件,讓我覺得,女兒第一次告訴我的時候,我不認為這是問題(發現問題的意識不強),所以過程中,我就沒有特別注意女兒皮膚的變化,等女兒第二次告訴我的時候,我認為這已經是個問題了(問題產生了),只是當時的我,認為過年期間沒有診所會開,所以還是希望女兒多忍耐幾天,等回台北時我們再去看(解決問題的動力不強)

看了醫生之後,醫生診斷出來是濕疹(濕疹是一種常見的過敏性炎症性皮膚病),擦了幾次,皮膚癢的情況就慢慢好了些(診所醫生解決問題的能力還可以)。診斷的過程中,我們有問醫生為什麼會得到濕疹,醫生說,目前發生濕疹大多原因不明,可能與過敏體質有關,心想如果是跟體質有關,那麼濕疹的問題,未來還是會發生(問題不再發生的能力弱)


四個思考層的說明

使用生活的事件來說明解決問題的四個思考層,大家會比較清楚也容易吸收。接下來我用企業的角度來說明這四個思考層。


1.發現問題的意識:是否能主動發掘問題。台積電公司推的提案制度就是一種助力方式。另外如果問題很多,主動辨識問題是否是現階段最需要被解決,對的問題(Right Problem)就變得更重要。對的問題需以較高的格局來辨識,所謂對的問題,是指對組織/對客戶/部門/對社會是否有幫助,對的問題還可以用時間軸/空間觀與立場不同型來辨識,例如:果一個問題現在看起來是問題,但是如果用1年後來看(時間軸),它不是一個問題,那你會馬上去解決嗎?

2.解決問題的動力:職場每隔七年,會有個低潮期,該時期解決問題的動力會較弱,一般來說公家機關內的動力也不高,民營機關就需看文化。例如,之前我在台積電工作時,就感覺到公司內每個人解決問題的動力都非常強,歸咎原因,不外乎跟績效、成就感與榮譽心有息息相關。

3.解決問題的能力:這部分的能力是需要訓練與養成的。透過有邏輯有系統有步驟有工具的方式,培養鍛鍊養成自己解決問題的能力,每走過一次該解決問題的步驟與方法,點點累積一些邏輯解題實力進入自己的血肉之中,隨著時間隨著遇到的實務題目,解決問題的能力就會變強。

4.問題不再發生的能力:如果前者解決問題的能力夠深厚,就能夠找到真因,然後對症下藥,就不會只是頭痛醫頭,腳痛醫腳,問題就較不易再發。若再加上問題解決後的流程管制與維持,日常管理的制度養成,問題發生的機率就會更大幅降低。


人生的生命課題也適用

這個解決問題的系統觀,除了對個人生活與職場有幫助,對於人生的問題也有啟發。

以實際生命課題為例,在外人看來很糟的情境,自己卻不打算挽起袖子處理,問題可能就是卡在第1個思考層(發現問題的意識),因為自己根本不覺得是問題,例如: 現況是「雙方彼此冷戰」,內在設定值也是「彼此冷戰」,那在當事人認知中,這就不是問題。

解決問題是要付出代價的,當事人不覺得是問題,自然不會要啟動解決問題模式。

再者,如果不對解決問題抱持希望與正向態度,那就通常卡在第2思考層(解決問題的動力),這個牽扯很廣很深,可能是職場慣性、職場文化、自我慣性、生長環境等,也可能是看不到成功的方法步驟與可能性。

成功沒有奇蹟,只有累積


個人覺得這是一個很好用很實用的解決問題地圖對照,可以一下子看清楚在解決手上棘手問題上,還各需在哪些構面補足所需,亦或調動什麼構面的資源來幫助自己,克服手上棘手課題。總而言之,這是很好用的解決問題思考地圖,未來當你在思考任何問題時,不彷想看看,你正在哪一個思考層,哪一個思考層的能力最弱,然後針對最弱的能力,啟動你的Action Plan,相信最後你一定能夠解決你的問題,成功沒有奇蹟,只有累積

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