流程創新: 學習如何化繁為簡，提高工作效率

最近有一家客戶的課程需求為"化繁為簡，歸納分析"，而訓練目標，是要讓學員學習如何化繁為簡，提高工作效率，這讓我想起在2013年6月，在哈佛商業評論中有一篇文章-簡化組織的7項策略，就是在談學習如何化繁為簡，提高工作效率，現在我重新整理，歸納成6點，希望對大家在工作上有幫助。

1.清除價值性太低的作業活動

簡化作業的一個簡單起點，是擺脫愚蠢的規則和價值性太低的作業活動。大部分組織中都會有這類浪費時間的活動，例如，看看有多少人需要審查和簽核費用報告；或是在產品出貨前，人員檢查再檢查。如果你可以排除一些簡單的工作，就有時間去發掘對客戶而言，哪些是有附加價值的作業，然後不斷強化它。

2.採取由外而內的觀點來簡化
推動簡化作業的因素，應該是出於有必要為內部或外部顧客增加附加價值。因此，這個過程中有一個重要的關鍵步驟，是積極釐清內部或外部顧客實際上的需求，以及你可以採取什麼行動，讓他們更成功。比方說，有一位主管帶著他的團隊拜訪客戶的工廠，讓同仁們看到客戶實際使用他們產品的情況，這樣他們就會比較知道該如何改進與創新產品。

3.按優先順序處理關鍵重要的作業
簡化作業的關鍵之一，需要了解真正重要和不重要的項目是什麼，並且在新項目加入與簡化時，不斷重新評估這個優先順序清單，然後採用公司的資源，優先簡化。

4.在流程中採取最短的路徑
確定你正在做對的事情之後，徹底根除核心流程中多餘或無附加價值的步驟，然後利用流程創新的10個手法，增加、簡化、改變、修改、模仿、替代、合併、重排、顛倒與消除，來精進流程，提供工作效率。

5.不要再做濫好人

造成流程複雜的問題之一，是大家往往都不明白指出不良的做法，尤其會產生這種現象的情況是，人們不願意質疑資深人員，那些資深人員是在無意間造成了流程複雜，這可能是因為會議管理技巧不佳、工作分配不明確或是其他不良的管理習慣。要平衡這個趨勢，可以運用具建設性的反應意見和衝突，使同仁坦誠指出可能會造成流程複雜性的個人行為。

6.減少層級並且擴大管控範圍
公司組織結構上傾向增加管理層級，這通常導致經理人只管理一、兩個人。當那種情況發生時，經理人會覺得有必要過問部屬所做的一切，藉此增加價值。但這種做法加重了工作負荷，也降低了部門士氣。要降低這種問題，並且避免事必躬親，就必須定期檢視組織的結構，設法減少層級和管理人員，並擴大主管的管控範圍。

在現今全球化和日益數位化的組織中，經理人必須把「簡化」當成一項核心領導能力來培養，並讓「簡化」成為商業策略的關鍵要素。因此學習如何化繁為簡，提高工作效率，也需要有下列5點原則:

1. 追根究底 ，止於至善
2. 追求一切事務的合理性
3. 凡事一定有更好的方法
4. 成本效益理念
5. 創新的時代：與時俱進的思惟與工具方法

最後希望以上的6項策略與5點原則，可協助你開始推動簡化。

一場創新競賽，你學習到什麼?

很高興能夠擔任2015 WISE團隊競賽線上夢想導師，線上輔導夢想導師的目的有兩點，首先是(1) 提供各區遴選出的12隊，讓同學能透過線上諮詢的方式，與老師們討論決賽提案的內容。另外一點是 (2)討論的次數是有限制的，用完就沒有了。此目的也是希望讓同學能了解到資源有限，一定要好好想清楚再來約。

因為擔任線上夢想導師，所以在1/20的總決賽，我也撥空參與了這場決賽，因為時間的關係，我聽了9組學生的報告，說真的這群參賽的學生真的非常認真，報告的水準也一年比一年好，從整個決賽的報告中，讓我學到幾件事情，我想分享出來，也希望大家與我一起努力，持續加油。

1. 創新第一課：創新的 Idea產生後，一定要做全面與完整的
    競爭者分析，然後做出亮點的差異性。
2. 創新第二課：創新的 Idea與解決方案，最後一定要確定是
    否有解決之前的痛點。
3. 創新第三課：創新的 Idea與解決方案，一定要經過數十次
    以上甚至數百次以上的測試。

創新第一課：創新的 Idea產生後，一定要做全面與完整的競爭者分析，然後做出亮點的差異性。

例如有一組學生，發現現在的大學生因為在外面找房子不是非常方便，所以想出希望建立一個租屋平台，並使用溫情指數來當作創新指標，這是一個非常好的想法，但是比較可惜的是，本組沒有做全面與完整的競爭者分析，使得我們看不出亮點的差異性。

又例如有一組學生觀察到現在的雙薪家庭，因為白天都要上班，所以沒有時間照顧寶寶，因此想出保寶大師-保母服務的平台，希望能解決雙薪家庭沒有時間照顧寶寶的問題，但是現在市面上已經有"保母媒合平台-輕鬆找保母"的服務或是保母銀行，提供家長、保母媒合平台與保母人才庫，托嬰托育、到府保育等，所以在競爭者分析上，也看不出差異性。

創新第二課：創新的 Idea與解決方案，最後一定要確定是否有解決之前的痛點

有一組學生，察覺到目前青少年犯罪的問題，一部份來自於雙薪家庭，因為平常太忙碌，以至於沒時間與小朋友互動溝通。

因此創意發想，建立一個體驗餐廳，包含互動遊戲、APP、外送，定期家庭聚會，而執行規劃，包含內部風險、外部風險評估、情境腳本與服務藍圖，整個報告聽起來完整性不錯，只是問題來了，如何有效驗證此想法的有效性，所謂的有效性就是此創意發想是否就可以解決青少年犯罪的問題，這點需要進一步說明。

還有一組的學生，發現單親家庭中，父親都為了經濟拼命工作，而小孩子因為父親沒有多餘的時間陪伴他，整天都在玩電動，久而久之，造成小孩子認為父親都不了解他，父親也認為為什麼小孩子講都講不聽，因此造成父親與小孩子長期溝通不良，最後小孩子選擇離家出走。就在孩子離家後，父親發現他得了癌症，在父親往生之前，透過時光雞錄了一段非常感性的話要送給他的孩子，幾年後小朋友回到家中，發現父親已經往生了，只留下一個時光雞送給他，小朋友聽完淚流滿面，後悔不已。整個報告中，戲劇效果十足，而本組想要強調的重點是，我們可以透過時光雞，將我們最真心的話傳達給你的家人，只是時光雞能解決彼此間溝通不良的問題嗎？所以不管創新的 Idea與解決方案有多麼創新，最後如果不能解決之前的問題痛點，就顯得非常可惜。

創新第三課：創新的 Idea與解決方案，一定要經過數十次以上甚至數百次以上的測試

這幾年我長期在企業講授"創新思維與創新方法"，常常一個初期的 Idea，經過數十次以上的測試與回饋，最後的解決方案跟初期的解決方案，往往相差非常多，所以創新的 Idea與解決方案，如果只有一兩次測試就成功，我都覺得太厲害了。

例如有一組是希望解決退休人士沒有事情做，以及都市鑰匙小朋友過多的問題，因此想出一個點子，就是希望建立一個平台，來撮合退休族群與鑰匙小朋友之間的問題，個人覺得想法不錯，只是彼此之間大家都不認識，如何取得彼此間的信任問題，測試與回饋便是一個非常重要的步驟，只可惜大家都只有測試一兩次就修改完成，大家也都覺得此想法非常可行，只是我的心裡一直有一些聲音，例如: 找誰來測試? 你如何測試? 有測試不同的情境嗎? 測試的樣本多嗎? 有測試不同的區域嗎? 

2016年創新學習之旅- 創新小學堂

1/13新小學堂開學典禮，在Adam校長 (周碩倫老師)帶領下展開小小幼苗茁壯旅程，亦如憲哥(謝文憲 老師)所說，有40%把握，就拼了，相信一天比一天更好更棒!! 

雖然我自己平常也在企業上"創新相關的課程"，所以持續學習創新的新知，還是非常必要。1/13來上Adam老師的「創新小學堂」！上課不只是學新知，也是讓自己學習傾聽、激盪思考、認識不同人、跳脫思考，當學生真的是幸福的！^_^

創意與創新的觀念釐清

一開始Adam老師，就創意與創新，先做一些定義，讓大家釐清一些觀念

1. 點子是一個想法，創意是與眾不同的想法，創新是與眾不同，有价值，而且有實現出來
2. 創新=創意x可行性x價值
3. 創意要敢於不同，可行性是勇於實踐，價值是善於創造价值
4. 發散就發散，收斂再一起收斂，記得要分開，發散至少20分鐘，而且至少100個想法
5. 創意快篩，需要新奇+有效，創意收斂的標準要取得共識

創意生成的五大步驟

一杯咖啡的時間，擁有獲益終生的創意來源。

接下來Adam老師介紹一本經典創意小書-創意的生成：廣告大師私家傳授的創意啟蒙書。是廣告大師楊傑美（James Webb Young）於1939年首度發表在芝加哥大學商學院研究生的廣告學課堂上，之後於1965年出版，迄今已幫助過無數廣告文案工作者及亟思改變的大眾，釋放出豐沛的創意能量。因為，它回答了一個重要的問題：「創意是怎麼來的？」

作者以其獨到的見解，詳述創意生成的五大步驟，從如何收集資訊、激發想像，以及如何將舊有的元素重新包裝、納入戲劇性的新思路，而成嶄新且令人眼睛為之一亮的創意！

創意生成的5個步驟:
1. 資料蒐集 :蒐集原始素材，包括與你的工作主題直接相關的素材，以及你平時累積的一般性素材。
2. 消化吸收:在腦海裡將這些咀嚼、消化、吸收
3. 讓潛意識為你工作 :這是孵蛋階段，你可以散散步、泡個澡、或是坐在蘋果樹下
4. 創意的誕生: 啊哈！我找到了！
5.將創意作最後修正:大多數的創意要符合真實狀況和實務需求，都需要不斷不斷的再加工，但很多創意都在這個階段胎死腹中。

創新案例分享

憲哥和Bryan & Joe都是創新者的模範，Bryan & Joe的「大人學」就是敢於不同的創意；憲哥有40%把握就拼了，一年至少嘗試了十種不一樣的新做法，都是創新的典範。

創新小學堂第一堂課來的學生，都是臥虎藏龍，有SMARTM創辦人: Jerry，以及功夫老師，大家真的非常好學，當然我也是喔。

期待未來每月的體驗旅程，大家一同來交流互動。

最後也應Adam老師之邀，未來有機會在創新小學堂分享一些創新實務的作法，希望對大家有幫助。

創新方法-TRIZ的學習心得

這幾年台灣中小企業經營的非常辛苦，所以我常常在想，我們還可以多做些甚麼。
所以2015年我六顧茅廬，終於邀請到台灣最早教TRIZ的權威老師 曾念民老師，辦一場封閉式的公開課程，其實最近幾年曾老師已經屬於半退休的狀態，但是他也常常自己覺得，應該要做一些回饋台灣這個社會，所以他也非常希望有機會可以傳承這些非常棒的創新工具與方法。

早在2006年我還在台積電時，我就有接觸TRIZ，並且也是公司TRIZ的內部講師，這幾年我也常在企業內訓講授TRIZ創新方法，但是總覺得TRIZ的學問太浩瀚了，因此一直希望有機會可以再精進。

曾老師累積二十年的顧問輔導與教學實戰經驗，常常協助企業透過實戰的行動學習方式，獲得非常棒的實際成果，因此曾老師是一位真正有實戰輔導的顧問，而且聽說他的顧問費高的嚇人。


這一次的封閉式公開課程，我們只想找10位有興趣學" TRIZ實戰輔導"的朋友，一起來學習，但是最後居然有15位學員報名，真的是非常幸運，與其說幸運，不知說是大家有緣。

什麼是TRIZ? TRIZ就是Theory of Solving Problems Inventively，中文翻譯為"創意性解決問題的理論" 。TRIZ祖師爺Genrich Altshuller發現，所有科技系統的發展，都是隨著可以預期的型態演進，這個發現使得科技的演化得以加速進行，他同時也發現，問題解決的原理是可預期的，也可以一再地重複應用，這意味著每一個人都能發明。


曾老師一開始上課，就說我們需要從問題找機會，從機會找商機，要解決問題前，需要先創造問題。TRIZ不是在解決現有問題，而是對未來產品，所產生的問題來解決，TRIZ最重要的概念是理想化，所謂理想化，就是有此功能，但是沒有此容器或設備，這是一個非常棒的哲理。

課程中最精彩莫過於，請各組以實際產品為主題的實際演練，整個過程真的非常過癮，整個過程共有三個步驟，我以第二組為例，說明如下:

步驟一: 市場區隔(目標市場)
本組最後以"婦女用的保溫杯"為開發的產品

步驟二: 9 Windows
接著以系統化的方式描述您的問題，從三個層次 (1) System：您的產品或製程 (2) Super-System：環繞著System的大環境 (3) Sub-System：構成系統的組成部份；從時間的尺度，過去、現在、未來 ， 構成九個系統空間的九宮圖（9 Windows)

步驟三: 理想化
透過子系統中的功能、理想化、現狀、不足的功能與有害的功能等來分析，然後根據問題，尋找所有專利，找出可行專利，或是從專利的缺點來改善，常常Idea就會出來喔，不然就利用衝突矩陣與創新法則來尋找解決方案。

這兩天的學員(80%是企業講師與顧問)真的太認真，太熱情、太好學，也有好幾位擔任企業顧問師的前輩們，直說，曾老師的授課，終於讓他們打通任督二脈，真的很精采，也很刺激。

最後大家居然一起說服老師，希望明年繼續開一系列 TRIZ的課程，更好笑的是，大家在課後滿意度上，居然都寫" 加課" " 加課" 。

好消息來了，老師也已經正式同意加課了，所以2016年 建文哥將繼續開一系列TRIZ創新課程，我們大家真的真的真的很幸運。

最後還是要謝謝各位夥伴，我太愛您們了。