2015年8月18日 星期二

職涯規劃-你清楚你要甚麼嗎 ?

我常常對年輕人說,你有生涯規劃嗎? 或是你清楚你要甚麼嗎 ? 真的嗎? 你確定嗎? 這些問題聽起來很簡單,但是卻不容易回答。

肯定自己的優點是自信,了解自己的缺點是成長
10年前我就想好未來想從事講師與顧問的工作,但是大家都知道想與實際去做,其實是兩件事,我也花了10年的時間,才真正從事自己想要的工作,或許聽起來好像很漫長,但至少我達到了。有時候真正努力過,你會發現自己要比想像的優秀很多。我也常常覺得,肯定自己的優點是自信,了解自己的缺點是成長。

接下來我就在想,其實我也沒有時間用心去思考,那未來我的規劃呢? 或許上天真的非常幫我,讓我遇見了一個職涯晤談顧問 侯安璐 顧問,安璐 老師專長在樂在傾聽整合,反思連結,分享交流以及探索自己與他人靈魂喜悅的可能。




其實職涯規劃,看起來很簡單,但是如果有一位老師 可以協助你釐清還是要把它當成一件大事來看,否則自己會在泥沼中,免得到了50-60歲才看得清自己要什麼,那都太晚了。

下面的圖片就是建文哥的職涯規劃,真的受益良多。


釐清->定位->計劃->執行->評估
現代人很難靜下心來思考職涯規劃,這看似不重要,其實最重要的事,很容易被人忽略。過去我也覺得職涯規劃應該不是很難,但是經過這一次安璐 老師的協助,才知道原來職涯規劃,真的是有方法,有節奏,有步驟,有心法,讓我大開眼界。

在這一次的引導過程,有幾點讓我印象深刻:
1. 卡片很神奇,簡簡單單的卡片竟然答案都在裡面
2. 職涯的東西可以量化
3. 看似很抽象的東西,還是要盡可能具體
4. 相信對方,打開心房,很多潛意識與意識化東西,會自然的浮現

最後我想說的是謝謝老天送給我那麼棒的禮物,認識一位那麼優秀的引導師,謝謝安璐 老師,也謝謝這幾個月的協助,再次感恩。

2015年8月12日 星期三

創新培訓模式: 2+2+2培訓落地學習模式

最近幾年的企業培訓,都要求不要只有上課,還希望課程可以落地,簡單說,就是上課所教的方法或工具,學員可以直接用在工作上,而且是正確地使用這些方法與工具。

而所謂的2天+2天+2天,是指2天上課、2天行動學習輔導與2天期末發表競賽,所以課程的規劃,需要拿2015年公司的專案主題,來進行這一次的專案管理實戰營的培訓。


此次協助某家食品大廠進行 2天+2天+2天的專案管理實戰營,整個Program需要5個月時間,總共有八個專案,所以這對我而言也是一個挑戰。

首先2天是進行課程培訓,分組是以專案主題來分組,所以我們共分為八組,每一組都有高階主管來當任該組的輔導員,最後不管是學員還是主管的回饋都是超級棒,認為與他們的工作非常貼切,非常實用。

PM課程之後,經過兩日密集課程培訓,相信大家對於如何精進透過審慎的規劃,來達成專案的有效管理以及卓越的成果,應該已經有初步的瞭解。各位戰友們,接下去是我們自我展現學習成果以及試煉團隊溝通協調、創新學習、規劃管理能力的時刻了,我們將進行2天的輔導,相信大家在輔導的過程,一定會了解專案管理的方法與工具。


最後2天是專案管理成果發表,希望同仁透過專案管理手法,完善並落實專案評估,規劃,執行,控制等品質管理,達成專案目標,並透過透過這一次PM 活動,展現同仁學習成果及試煉團隊溝通及規劃執行管理能力。這將是一個比賽的活動,也是一個展現個人及團隊能力的活動,最後這些的報告,也將成為公司的某些特定專案的知識管理體系,真的非常棒,這一趟的學習之旅,大家都辛苦了,而我也聽到企業的感謝回饋,2+2+2培訓落地學習模式真的協助了他們,也希望未來的培訓課程都能參考此模式,真正地提升企業的組織能力。

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2015年8月9日 星期日

送給職場年輕人的30句話

前些日子,建文哥跟一位剛從學校畢業的大學生聊天,他目前是社會新鮮人,他因為聽過我的演講,其實建文哥的演講一年才一場,所以說起來還真的是緣分,因此我們約了七月某一天的下午時間,他希望我能給他一些進入職場的建議,這對我而言,只要我的時間許可,我是非常樂意,就當作彼此互相學習吧。

最後要離開前,我想起七月初我在大陸授課時,看到培訓的教室裡,貼了一張大海報,主題就是"送給職場年輕人的35句話",我刪除了其中5句話,以下就是建文哥送給他的30句話,希望這些能對他有所幫忙,加油! 加油! 再加油!

1. 不求與人相比,但求超越自己。
2. 理直也不要氣壯,得理也要饒人。
3. 別再自己摸索,問路才不會迷路。
4. 選擇自己所愛的,愛自己所選擇的。
5. 這一秒不放棄,下一秒就會有希望。
6. 開心了就笑,不開心了就過會兒再笑。
7. 大起大悲看清自己,大起大落看清朋友。
8. 多看書,想捕到魚,就必須要編織一張網。
9. 與其用淚水悔恨昨天,不如用汗水拼搏今天。
10. 遠大的目標非常重要,一定要有成功的企圖心。


 11. 過去不等於未來;沒有失敗,只有暫時停止成功。
12. 管住自己的嘴巴,不要談論自己,更不要議論別人。
13. 尊敬不喜歡你的人,在你頭上拉屎的未必是敵人。
14. 世界上唯一不用努力就能得到的只有年齡和貧窮!
15. 寧願為自己做過的後悔,也不願為自己沒做的遺憾。
16. 寫出一生要做的事情,把單子放在皮夾裡,常拿出來看。
17. 眼高手低將一事無成,只要面對現實,你才能超越現實。
18. 心是最大的騙子,別人能騙你一時,而它卻會騙你一輩子。
19. 別為小事生氣,學會控制自己的情緒,每天自省一小時。
20. 不想上班就看看銀行卡餘額,不想上班就想想新婚姻法。



21. 我們有什麼好怕的,我們來到這個世上,就沒打算活著回去。
22. 如果你不喜歡現在的工作,要麼辭職不幹,要麼就閉嘴不言。
23. 與其討好別人,不如武裝自己;與其聽風聽雨,不如昂首出擊。
24. 每一次的傷痛,都是成長的支柱。每一次的打擊,都是堅強的後盾。
25. 機會不會從天而降,機會從不會失掉,你失掉了,自有別人會得到。
26. 如果可能的話,更強一些,寧可強的讓人羨慕,也不能弱得讓人可憐!
27. 人情歸人情,事情歸事情。人情事情混為一談的人,做不了大事情。
28. 學習不是人生的全部,但如果學習都征服不了,那你還能做什麼?
29. 良心是每一個人最公正的審判官,你騙得了別人,卻永遠騙不了你自己的良心。
30. 活著必定要經歷一些挫折,而我們依然堅強戰勝每一次挫敗,只要還活著。

2015年8月3日 星期一

如何順利交接工作

前一陣子,我聽一位朋友說,他部門中有一位負責創新行銷企劃的員工離職。儘管在離職前曾進行工作交接,但日後接替他職位的員工,卻花了比想像中更多的時間以及心力,才真正上軌道,因此這段時間,也讓他非常頭痛,所以在此我想提供個人的一些建議,希望在日後員工離職或者轉調其他單位時,公司或部門應該如何避免交接不良的狀況再次發生?



當公司有員工異動時,交接是重要的一件事。若是交接不完整,會有很多麻煩跟著發生。一般來說,交接最常遇到「有聽沒有懂」的情況。意思是,離職的人在交接時,沒有考慮接手的人是否了解自己所傳達的一切,只是自顧自地說完。其實,離職者要以一種服務客戶的心態來交接,以對方了解的語言和方式來傳遞訊息。當對方真的都懂了,才算是完成交接的任務。

理想的交接需要一份交接清單。很多人常覺得這太浪費時間,特別是對資深員工來說。畢竟,要把自己幾年,甚至是幾十年的工作內容整理出來,真的是一份艱難的任務。然而,口頭交接並不是一個理想方式。公司平常就要建立交接制度,像是製作交接清單。如此一來,同仁離職時,才不會手忙腳亂。

交接清單並不能憑個人喜好製作,以免造成只有當事人看得懂的情況。另外,也有很大的機會會發現資訊不完整。也許是某項工作被遺漏了,這可能是離職的人員真的忘記放上去了;但也有情況是,由於離職者跟公司主管、同仁關係不佳,所以故意不寫,或是只選擇性地寫某一些工作內容。

有些人雖然在工作清單上完整交代了工作項目,但對於過程該怎麼做,只有提供大方向,沒有細節。有時候礙於時間緊迫,所以離職的人會要求接手者自己做筆記;或者,同一件事情,每個人處理的方式都不一樣,應該靠自己去摸索。

除此之外,離職者所留下來的檔案資料,也經常是問題所在。由於平常疏於整理,導致公司留下來一堆沒有經過系統化整理的資料,或是根本找不到這些資料。因此,交接清單上最好包含了相關檔案的存放位置。如此一來,離職者可以趁機把相關文件檔案再次整理,接手的人也可以輕鬆一些。

最後一點,在交接上最常遇到的問題就是交接時間太短。很多公司是今天提離職,下星期就可以走人。這不只是離職者的問題。公司一開始就應該對離職者的離職日期謹慎評估,以確保有足夠時間完成交接。

平日就能替交接做準備

為了避免以上的情形發生,並且讓工作交接順利進行,以下有幾個方式可以參考:

1. 定期開會
透過會議,不只報告工作近況,還可以清楚其他同仁的工作。這樣做的好處是,平日就要養成習慣,整理好自己的工作。就算日後要離開公司,其他人也不會太困擾,因為平日就了解同事間彼此的工作。

2. 例行工作清單標準化
利用標準化的工作清單,記錄每天、每週,和每月的工作。這不只對工作檢視會議有幫助,離職時,也可以快速知道交接內容。另外,標準化的工作清單也可用來評估績效,了解同仁的工作效率。

3. 工作文件化、標準化、知識化
基本上,工作可以分成例行性工作、專案,和主管臨時交辦事項。例行性工作是必須進行,但沒有很高價值的工作。平常就可以製作例行性公事的(標準作業流程),並加以電子化,然後定期修正。如此,離職交接時,接手的人看到SOP就可以一目了然。另外,把例行性工作電子化,可以讓員工把時間用在其他工作上。

第二類工作是專案。公司可以規定,同仁必須在執行專案的同時,完成一些制式表單。如此,專案相關的資訊和知識就會被保留下來。在專案完成之後,再把全部資料整理好,例如,PPT、甘特圖、專案需求分析、過程遭遇的困難與解決方案等,最後存入公司的知識管理系統。

最後一種工作是主管臨時交代的。這類型的工作只需要在完成後,製作PPT,放入部門的知識管理系統即可。

若員工平常就針對不同類型的工作,養成資料整理的習慣,日後遇到工作交接時,會有很多現成資料可以參考學習。

4. 平時就落實代理人制度。
許多公司無法落實代理人制度,因為同仁間,甚至是主管,都不清楚其他人的工作。這點再度顯示工作會議,和工作清單標準化的重要性。

理想上,代理人要有兩位:一位是同事,一位是主管,兩位可以互相幫忙。現在,某些公司會規定員工每月排休,讓代理人定期接觸需要代理的工作。同時,定期排假也可以避免有人積假,但一放就是長假,代理人在這種情形下,肯定手忙腳亂。

5. 適度做工作輪調。
經由工作輪調,每個人都有機會接觸不同工作。除了避免同一份工作做太久,失去戰鬥力,也可以降低員工離職時帶來的影響。既然同事都做過自己的工作,交接起來也會相對輕鬆簡單。

6. 鼓勵同仁每年休長假
要求員工在放長假前,製作短期工作交接清單。藉此機會讓員工更有系統的看工作狀況,代理人也可以更熟悉工作內容和處理方式。

7. 建立單位的共用硬碟。
定期把工作備份到公司或是部門的共用硬碟,避免日後有人離職時,沒把相關檔案資料留下來。

除了以上七點之外,工作交接應該有幾項原則,也就是當有員工離職時,主管可以這麼做:
1.     與離職者溝通離開日期。盡量把時間拉長,了解交接內容。
2.     要求離職者與接手人每兩、三天就回報進度狀況。
3.     舉行交接會議,檢視每一項工作,並歡迎同仁參加。
4.     請一位什麼都不懂得人,看交接清單,若看得懂,則表示夠清楚簡單。

如何處理平日工作中的絆腳石

若可以按部就班地於平日就做好前面所說的工作,有人離職時,影響當然會降低許多。然而,平日工作中充滿許多任務,使大家常無法徹底實行上述行動。

首先,很多人原本就有很多會議,再加上工作會議,實際可工作的時間往往太少。儘管如此,工作會議仍有其必要性,除了報告工作近況,也可以讓遇到困難的人提出問題。基本上來說,工作報告會議以一小時為原則。

對於業務繁忙的員工來說,花時間做工作文件標準化和知識化,是額外的負擔。因此,公司要盡量簡化表單,並給予充分時間完成。另外,主管要告知新人公司的文化習慣,讓員工在平常就習慣整理工作文件。

事實上,有些工作知識是內隱的,透過工作文件標準化、知識化,不只再次整理,也能分享別人的成果。「分享」的概念在這個時代很重要。也許你認為是新知的東西,別人早已認為是舊聞。因此,分享還可以激勵自己不斷學習進步。

除此之外,代理人制度常常被忽略。原因是,多數人會認為,只要還有聯絡方式,遇到問題都可以隨時聯繫離職或休假的人。還有情況是,同仁之間平常根本不清楚彼此的工作,所以代理人在必要時,也幫不上忙。
公司應該平常就要開始培養稱職的代理人。主管必須以身作則,例如,在同仁休假前,就要確保工作交代清楚,並且不打擾休假或離職的人。其實,這點突顯了請假與離職制度的重要性,若員工可以隨時提休假或離職,那很可能會造成交接時間不足的情況發生。

最後,公司必須加強專案管理訓練。專案是價值較高,但具有時效性的工作。若沒有進行歸納整理和知識化,日後也很難當作參考範本。公司可以針對員工做專案管理訓練,並在過程中,慢慢完成相關文件與檔案製作,待專案結束時,專案知識化也等同完成。

完美的告別

離職者應該主動在工作交接清單上,記錄詳細的交接情形。對於特殊狀況,或尚未完成的部分,也要盡量補充跟提醒。如此,接手人於日後遇到困難時,主管才能知道該如何協助。

理想的交接清單越詳細越好,上面應該包含每一項工作的SOP、相關圖片、檔案存放處、注意事項,和訣竅等。同時,離職者要做到「說等於做等於寫」:你說的話,跟寫在清單上的內容,以及實際處理方式是一致的。此外,要確定聽得人真的懂了,才不會變成唱獨腳戲。

有些公司有制式化的交接清單,離職者必須填寫完整,並依照所寫內容教導接手的人。當接手人清楚每一件事的處理流程後,要在上面簽名,代表完成交接。

如果離職者的心早已不在,那再多的方法,也無法使交接圓滿。主管平常就應該一視同仁,並時常關心員工。這樣一來,員工也會在離職時,盡力完成交接任務。同時,離職者也應該以將心比心的態度來進行交接,不能只想交差了事。

最後,交接固然是一門學問,但最終還是回到「人心」上面。若公司氣氛融洽,主管同仁間關係良好,那以上的方法都只是盡到順水推舟的效果而已。

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