流程創新: 學習如何化繁為簡，提高工作效率

最近有一家客戶的課程需求為"化繁為簡，歸納分析"，而訓練目標，是要讓學員學習如何化繁為簡，提高工作效率，這讓我想起在2013年6月，在哈佛商業評論中有一篇文章-簡化組織的7項策略，就是在談學習如何化繁為簡，提高工作效率，現在我重新整理，歸納成6點，希望對大家在工作上有幫助。

1.清除價值性太低的作業活動

簡化作業的一個簡單起點，是擺脫愚蠢的規則和價值性太低的作業活動。大部分組織中都會有這類浪費時間的活動，例如，看看有多少人需要審查和簽核費用報告；或是在產品出貨前，人員檢查再檢查。如果你可以排除一些簡單的工作，就有時間去發掘對客戶而言，哪些是有附加價值的作業，然後不斷強化它。

2.採取由外而內的觀點來簡化
推動簡化作業的因素，應該是出於有必要為內部或外部顧客增加附加價值。因此，這個過程中有一個重要的關鍵步驟，是積極釐清內部或外部顧客實際上的需求，以及你可以採取什麼行動，讓他們更成功。比方說，有一位主管帶著他的團隊拜訪客戶的工廠，讓同仁們看到客戶實際使用他們產品的情況，這樣他們就會比較知道該如何改進與創新產品。

3.按優先順序處理關鍵重要的作業
簡化作業的關鍵之一，需要了解真正重要和不重要的項目是什麼，並且在新項目加入與簡化時，不斷重新評估這個優先順序清單，然後採用公司的資源，優先簡化。

4.在流程中採取最短的路徑
確定你正在做對的事情之後，徹底根除核心流程中多餘或無附加價值的步驟，然後利用流程創新的10個手法，增加、簡化、改變、修改、模仿、替代、合併、重排、顛倒與消除，來精進流程，提供工作效率。

5.不要再做濫好人

造成流程複雜的問題之一，是大家往往都不明白指出不良的做法，尤其會產生這種現象的情況是，人們不願意質疑資深人員，那些資深人員是在無意間造成了流程複雜，這可能是因為會議管理技巧不佳、工作分配不明確或是其他不良的管理習慣。要平衡這個趨勢，可以運用具建設性的反應意見和衝突，使同仁坦誠指出可能會造成流程複雜性的個人行為。

6.減少層級並且擴大管控範圍
公司組織結構上傾向增加管理層級，這通常導致經理人只管理一、兩個人。當那種情況發生時，經理人會覺得有必要過問部屬所做的一切，藉此增加價值。但這種做法加重了工作負荷，也降低了部門士氣。要降低這種問題，並且避免事必躬親，就必須定期檢視組織的結構，設法減少層級和管理人員，並擴大主管的管控範圍。

在現今全球化和日益數位化的組織中，經理人必須把「簡化」當成一項核心領導能力來培養，並讓「簡化」成為商業策略的關鍵要素。因此學習如何化繁為簡，提高工作效率，也需要有下列5點原則:

1. 追根究底 ，止於至善
2. 追求一切事務的合理性
3. 凡事一定有更好的方法
4. 成本效益理念
5. 創新的時代：與時俱進的思惟與工具方法

最後希望以上的6項策略與5點原則，可協助你開始推動簡化。